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发一份集团人力资源审计报告,供大家讨论

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发表于 2018-10-23 11:22:56 | 显示全部楼层 |阅读模式
对某某人力资源的审计报告
根据工作安排,审计人员于2009年11月18日-12月25日对某某的人力资源进行审计,本次审计重点是了解某某人力资源各项工作的开展情况,明确人力资源各项规章制度、流程是否建立健全,基础工作是否落实,人员资质是否符合岗位要求,及审核相关内部控制流程的规范性。
一、        人力基本情况:按某某对《审计报告(征求意见稿)》的反馈意见分析
(一)        截止至2009年11月5日,某某(含集团总后勤)共有42个部门,员工963人。见表一、二、三:(明细见附件一)
(二)        员工分别按工种、学历、籍贯划分:

工种        人数        占总人数        学历        人数        占总人数        籍贯        人数        占总人数
普工        457        47.46%        初中        582        60.44%        湖南        184        19.11%
技工        193        20.04%        高中        157        16.30%        广东        172        17.86%
管理        171        17.76%        大专        82        8.52%        云南        164        17.03%
文职        82        8.52%        中专        73        7.58%        四川        106        11.01%
销售        58        6.02%        本科        25        2.60%        河南        83        8.62%
设计        2        0.21%        小学        20        2.08%        广西        72        7.48%
合计        963        100.00%        中技        10        1.04%        湖北        55        5.71%
                        职高        3        0.31%        江西        48        4.98%
                        高技        1        0.10%        陕西        22        2.28%
                        中师        1        0.10%        福建        19        1.97%
                        其他        9        0.93%        安徽        12        1.25%
                        合计        963        100.00%        贵州        10        1.04%
                                                其他        16        1.66%
                                                合计        963        100.00%

备注:1、管理:指总经理、副总、厂长、经理、主管、主管助理、正副班长、领班、主任、领队、正副队长等职务。
2、文职:指文员、跟单员、统计员,及财务部、人力部职员。
3、技工:指操作各种机械设备的生产一线员工。
?        管理人员大专以下学历的占管理人员总数的83.04%,素质有待提升。见下表:(明细见附件二)

管理人员学历        合计        小学        初中        高中        职高        中技        中专        大专        本科        无资料
管理人员人数        171        2        85        38        1        5        11        16        10        3
占管理人员总数        100.00%        1.17%        49.71%        22.22%        0.58%        2.92%        6.43%        9.36%        5.85%        1.75%
(三)        2009年1月1日-11月5日,全年离职率为24.92%,离职人数321人。见下表:(明细见附件三)
项    目        异动人数        占异动总人数比
离职类别        辞职        234        72.90%
        自离        63        19.63%
        辞退        23        7.17%
        调到其他公司        1        0.31%
工龄        不满1年        173        53.89%
        1-3年        81        25.23%
        3-5年        36        11.21%
        5-10年        21        6.54%
        大于10年        10        3.12%
学历        初中        204        63.55%
        高中        54        16.82%
        中专/中技/职高        26        8.10%
        大专        21        6.54%
        小学        9        2.80%
        本科        7        2.18%
工种/岗位        普工        234        72.90%
        技工        35        10.90%
        文职        22        6.85%
        销售        17        5.30%
        管理        13        4.05%
备注:离职率=全年离职人数/(统计期末的在职人数+全年离职人数)
?        离职人数排在前5名的依次为A车间28人、B车间28人、C车间27人、D车间25人、E23人,离职原因:①认为工资低(普工以此为由离职是正常情况);②影响身体;③同行业挖角;④车间主管与员工沟通少,管理不细致。
?        10年以上工龄员工离职10人,人力部所述离职原因简单,未见详细的离职面谈记录。见下表:


二、        审计发现:
审计人员抽取了60位员工的人事资料进行检查,抽查人数占员工总人数的6.2%,发现:
1、        岗位测评做得较好。
对部份岗位进行入职心理素质测试(性格测试)、智能素质测评(文字运用能力、人际交往能力)、文案测评、电脑操作测评,做得较好,但应明确规定哪些岗位需做测评,做哪些测评,并且设定测评的评分标准。
2、        企业文化建设较好。
文体娱乐活动丰富,促进了员工的凝聚力,并且有企业内刊,在宣传企业文化、提高企业知名度方面走在了整个集团公司的前列。
3、        部门设置不够合理。
?        至09年11月5日,某某员工963人,却有42个部门,易造成管理人员多、班组长多、岗位重复、职责重叠、管理权限模糊、相关部门接口不清晰等问题。
?        某某人力资源部提供的《员工花名册》中的部门与“反馈意见”中的部门不相符。
4、        人事基本档案资料管理不完善。
①  入职档案记录不完整,档案表格未按要求填写,不够规范。如:
?        A的聘用员工协议无人力资源部负责人签名。根据集团公司FTG/CO(外)文字第2009001号规定:有关集团总后勤部管理由某某全权负责。对移交过来的人事资料,人力部也应进行审核并补全、增加相应手续。
?        入职登记表中人力部未填写“面试情况记录”和“用人部门复试情况”;
?        司机《特种设备作业人员证》过期;
?        某的《安全管理制度》,人力部漏签名;
?        某的转正有员工转正表,但未见到转正考核的具体内容资料;
?        没有规定哪些岗位转正时需要详细考核;
?        张龙,原名张弟,96年6月22日入职,改名无户籍当地派出所的更名证明,入职登记表无审批记录;
?        身份证复印件可以将正、反面复印在A4纸的同一面上,并放入档案;
?        入职登记表设计欠科学合理,很难一眼看到必须的信息栏位,如:入职日期、应聘岗位等信息,且入职登记表、员工档案、员工简历表三个表有设计重复的地方。如果表格是政府劳动部门下发的指导性意见,可以根据公司实际情况调整表格内容。
②        抽查的60份劳动合同,32份合格,28份不合格,合格率为53.33%。如:
?        劳动合同签署不全,留有空白处未填;
?        劳动合同没有试用期,但入职申请表或聘用员工协议中试用期为3个月;
?        的劳动合同期限时间填错,合同附件有涂改,且合同的“不定时工资或固定工资”低于政府规定的最低工资标准770元/月,存在劳资纠纷风险。
③        人事档案未定期更新,后期管理不严谨。如:
?        的临时居民身份证未换正式身份证;
?        林身份证过期;
?        身份证未更新为二代身份证,若能提倡逐步将身份证更新为二代,安全系数更高。
④        离职交接清单不完善,并且应对离职人员做出全公司、关联单位通告,以免产生法律纠纷。如:
?        陈的离职交接清单不够详细;
?        和业务一部年7月20日入职,09年9月9日辞职,工龄12年)是自动离职,未办理手续,人力部对于这种情况可以在其档案里做出说明,使后续管理人员和需要查阅档案的人员清楚明了;
?        调动人员没有职位异动单。如:莫姬,2005年4月1日调动,没有调动程序。
5、        人员招聘程序不规范。
①  各部门需招聘人手时,用白纸书写招聘申请,无用人需求申请表。无论是缺员补员还是扩编,都应填写用人需求申请表。
②  员工体检无书面定点医院,体检医院不统一,无指定的入职体检项目,今后尽量避免特殊情况。
6、        教育培训方面存在不足。
①        未结合培训需求调查结果、全年培训预算来制订合理详细的培训计划;
②        培训结束后未进行培训评估,无法评判培训效果是否达到预期目标;
③        培训考试题目设计不太符合岗位要求,应符合岗位特点;
④        部分2、3、4月入职的员工在5月才进行新员工培训,时效性差;
⑤          员工培训无论费用多少从未签过培训协议约定服务期,若公司重点培养的员工辞职,公司投入的培训成本得不到回报。
8、        质量管理、安全措施不到位。
①        09年1-9月员工受处罚160次,罚款金额21,230元。处罚最多的3个部门见下表:(明细见附件四)
部门        处罚次数        占总处罚        处罚金额        占总处罚金额
A车间        43        26.88%          3,300.00         15.54%
B部        17        10.63%          3,250.00         15.31%
统计部        14        8.75%          4,250.00         20.02%
合计        74        46.25%         10,800.00         50.87%
②        员工受处罚及工伤较多,造成不必要的经济损失。如: 09年1-9月发生工伤34次,共支付医药费87,337.98元。明细见下表:(明细见附件五)
③        新员工训练不够及时,且安全管理制度只是放在档案里,未发放给员工。
9、        资料销毁过于随意。
一些人事资料因保密原因被销毁,但无授权销毁审批手续、无指定销毁人员和清单记录,这样处理一是过于随意,二是可能将不能销毁的资料也一并销毁了,三是如果将来涉及到劳资纠纷法律诉讼,公司会因无证据而处于劣势。
10、部门内同户籍人员比例过高,有存在搞小团体、架空领导的风险。
?        某某厂共有125人,其中湖南籍45人,占板材厂总人数36%,超过某某全公司湖南籍比例(19.03%) 16.97%。
?        45位湖南员工中“平江”籍共24人(含厂长本人),占湖南籍员工的53.33%。
?        厂管理人员共19人,其中湖南籍11人,占管理人员总数的57.89%,而这11位人员中有6人都为湖南“平江”籍;板材开料部4个管理人员,3个来自湖南平江。见下表:

根据以上审计发现,我们认为:某某整体人事行政制度、流程已初步建立,但各项人力管理工作的深度不够,对已有的制度流程落实情况一般,需进一步强化执行力度,尤其要加强基础性工作的执行力;人事行政制度和流程还需更新和健全,以求适应公司的发展;组织实施以后的工作要继续跟进到位,不能只表面执行,无后期跟踪评估;薪酬、绩效与激励机制工作较为薄弱。(受实际情况影响,人力部未全权参与调薪方案的制定与执行,公司无配套的薪酬绩效体系,公司高层对人力资源管理重要性的认识有待加强。)
三、        审计建议:
(一)        精简机构,梳理组织结构。
1、        重新修订组织架构,减少管理岗位,合并相关职位和重叠部门,明晰各岗位职责。
2、        人力资源部按“42个部门”提供一份新的《员工花名册》,经总经理批准后报审计部备案。
(二)        完善“选人、用人、育人、留人”上的配套管理方式与理念。
1、        各岗位职责与资格应标准化,明确规定哪些岗位需做入职测评和转正考核,并且设定测评和考核的评分标准。
2、        规范人员招聘程序,无论属于缺员补员或新增编制都应用“用人申请表”进行书面申请。
3、        提前做好教育培训需求调查,编制全年培训费用预算,制定培训计划,提高培训时效性,培训课程与考核题目要符合岗位要求,培训后应作评估和总结培训效果。
4、        拟定外训管理制度,对超过规定费用的培训签订培训协议,对违反协议的离职员工,按培训协议中约定的服务期按比例追缴培训费用,以免培训成本没有回报。
5、        规范员工调动程序,完善相关手续。
6、        完善离职手续,视实际所需要做好离职面谈记录、离职审批手续及离职清交登记。
7、        人力部应按相关制度对各部门用人严格把关和审批,对各部门用人申请进行分析审核,对部门内同户籍比例过高的进行合理调配,并定期对人员结构进行分析。
8、        特种设备作业人员应有管理部门的批准证明,并持相关证书上岗。
9、        对身份证信息有变更的员工,应提供员工户籍所在地派出所出具的书面证明。
10、        对员工开展意见调查并进行评估。
(三)        严格落实执行现有的各项行政人事制度、流程,不断优化改善,加强人事基础工作的力度。
1、        入职须缴交的资料应齐全,档案记录应完整,人事档案表格按要求规范填写,补充、完善员工档案记录,严格填写资料。
2、        规定定期更新人事档案的时间,并尽快更新目前档案内不规范资料。
3、        员工签署劳动合同需严谨,应事先做好既符合法律、又维护公司立场的劳动合同,不能等到发生纠纷时才去完善。
4、        建议在库存表单用完后,对入职登记表、员工档案、员工简历表三个表进行整合统一,规范人事表单资料。
5、        指定医院进行员工入职体检,指定体检项目,为全体员工创造一个健康的公共环境,避免因身体健康问题产生人力成本的浪费。
6、        车间作业应严格执行安全措施,并监督好生产质量,降低不必要的经济损失。人力部应在工伤发生后进行调查分析,并对反复发生工伤的员工与部门出具分析报告、提出改善意见。
(四)        公司领导提高对人力资源管理重要性的认识,并建立科学的薪酬激励机制。
1、        建议人力部参与或负责制订薪酬福利体系、制度和激励机制,增加员工对企业的归属感。人力部组织各部门主管讨论、建立员工绩效考核指标和具体内容,由人力部组织实施绩效考核工作,并将评审后的员工考核资料交财务部作为薪酬福利等的支付依据。
2、        建立科学合理、公平公正的考评方案,制定管理人员考评制度、优秀员工评奖制度。
(五)        制定资料销毁的管理规定。
设定2人以上销毁人员和监督人员,编制销毁资料清册,登记销毁时间,并经公司总经理审批。销毁资料清册可另找地方安全保管、长期保存。
(六)        出具人力资源部工作量分析报告。
针对某某人力资源部提出:目前人员配置无法完成审计建议中的工作量。建议某某对人力部各岗位工作量进行评估,出具工作量分析报告,由某某总经理审批后定岗定编,并报集团审计部备案。
(七)        反馈落实审计建议的时间、部门、责任人。
    请某某人力资源部负责人、总经理对上述发现问题及各项审计建议制订“整改时间、整改部门、整改责任人”,在2010年3月26日前报审计部备案,以便审计部开展后续跟进工作。对于《审计报告(征求意见稿)》中发现的问题,某某未回复的部份,视为符合实际情况,并同意按审计建议改进。  人力资源审计报告(定稿).doc  




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