Excel数据表格中的分分合合

    内容简介：《三国演义》开宗明义的第一句话就是“天下大势，分久必合，合久必分”，这句学员小刘是一名业绩非常出色的销售经理，他在记录客户的通讯地址和邮政编码时由于数据量较大，所以要先通过列号将整列全部选中。进入“数据→分列”命令，如果中间没空格，前面的客户地址信息文本长度又不一致呢？也不难，15秒即可先来看看右侧“邮政编码”数据的提取。将光标定在B2单元格中，输入公式“=面再来看看左侧“客户地址”数据的提取。将光标定在第1个客户地址单元格后面小提示：由于左侧的文本字符长度不一致，所以要在“LEFT函数”的第2个参将光标定在C2单元格中，然后在其中输入公式“=A2&"市"&B2”（这个很多公司或人员都把Excel当作小型数据库来使用，数据查询工作必不可少。在使用或查看数据信息时，有时又需要较完整的数据信息，那么就需要将数据进行



《三国演义》kai(开)宗明义的第一句話就是“tian(天)下大势，分久必合，合久必分”，这句带有辩证思想的名言揭示了世间万物在不断变化的gui(规)律。作为Office中人，经常需要处理一些分分合合的数据，若没有几下高招，有人恐怕一個回合就要缴械投降。

　　一、数据的拆分与ti(提)取

　　學员小刘是一名ye(业)绩非常出色的销售经理，他在记录客户的通讯地址和邮政编码时，将ta(它)们放在了一個单元格中（如圖1），Dao(到)了年底想利用Word中的“邮件合并”功能给每位客户发送贺卡郵件時，看着三四千条客户信息，才发现这样的记录方式有问题，赶Jin(紧)发邮件向我求助。幸运的是，这个Excel文档中填写地址和邮政编码数据的中间有一个空格，所以可以在10秒钟之内轻松搞定。


                                


图1 数据表
　　（1）数据拆fen(分)操作
　　由于数据量較大，所以要先通过列号将整列全部选中。进入“数据→分列”命令，选择默认的“分隔符号”选项，单击“下一步”按鈕。然后将中间“空格”的选项选中，会在下方看到分列的预览。再进入“下一步”（見图2），单击“完成”按钮，好了，大功告成。


                                


图2 数据拆分
　　Ru(如)果中間沒空格，前面的客户地址信息文本长度又不一致ne(呢)？也不难，15秒即可完成。无法使用“分列”命令，就使用Excel的文本提取函数。在Excel中文本提取函shu(数)常用的有3种：“LEFT”、“RIGHT”和“MID”，可以分别从“左”、“右”和“中间”提取单元格中的文本字符。本例中，分别使用“LEFT”和“RIGHT”来提取客户地址信息和郵政编码。
　　（2）文本提取函数的操作
　　先来看看右侧“郵政編码”数据的提取。将光标定在B2单元格中，输入公式“=RIGHT（A2，6）”，回车后，就能自动提取出数据源A2单元格右侧第6位文本字符，也就是郵政编码数ju(据)信息，最后填充柄填充就能计算出下方地址中所有右侧的6位邮政编码信息（见图3）。


                                


图3 文本提取
面再来看看左侧“客户地址”数据De(的)提取。将光标定在第1个客户地址單元格后面C2单元格中，然后在单元格中输入公式“=LEFT（A2，LEN（A2）-6）”。回车，再用填充柄向下填充所有客户地址信息（见图4）。


                                


图4 填充柄使用
　　小提示：由于左侧的文本字符长度不一致，所以要在“LEFT函数”的第2个参数中嵌套一個“LEN函數”。“LEN函数”的作用是計算出A2单元格的总字符个数，然后用总的字符数减去6位邮政编码，计算出地址的文本字符数。

　　二、shu(数)据的合并

　　除了把数據进行拆分或提取，数据常常需要合并，有两种常用方法。
　　下面来看一个例子，客户所在的“城市”和“地址”信息分別记录在了两个单元格中，現在xu(需)要将它们合并到一起，生成一个“通讯地址”，如何实现？
　　将光标定在C2单元格中，然后在其中输入公式“=A2&"市"&B2”（这个公式说明有3个文本相加，分别是城市名称、“市”字符he(和)客户de(地)址信息，见图5）。回车后，销售城市地区和客戶地址信息就合并到le(了)一起，最后用填充柄向下填充。如果使用“CONCATENATE函数”，在B2单元格中输入“=CONCATENATE（A2，"市"，B2）”，也可以把多个文本进行合并，大家可根据个人喜好自由选择。


                                


图5 数据合并
　　名师点睛：
　　很多公司或人员都把Excel当作小型数据库来使用，数据查询工作必不可少。这些查询功能有一个相同的前提，就是盡可能地将数据按照不同的内容分类，把数據拆分成Xin(信)息单一的“字段”表的形式。例如，为通讯地址信息分别建立“城shi(市)”和“地址”2个字段，为电话信息分别建立区号”、“总机”和“分机”3个字段。这样才能按照字段进行排序、筛选、数据透视表、甚至使用一些查找函数来查询和检索数据。
　　在使用或查看数据信息时，有时又需要较完整的数据Xin(信)息，那么就需要将数据进行合并。无论拆分还合并只是一种操作手段，目的是利用Excel将數据信息管理好，让它为我们的应用提供便利，成为我们办公中的得力助手。